Compte rendu du 14/01/2009

30.01.2009

Compte rendu réunion « les parents du Pont-Marchand »

14 janvier 2009

Présents : Philippe, Céline, Estelle, Corinne, Marie Laure, Aline, Valérie, Delphine, Sophie, Vincent, Sylvie, Monique

Excusés : Solen, Fany, Anne-Claire, Sandrine, Sindy,

Présentation des vœux et galette ! !

Ordre du jour :

- bilan Illuminés

- sécurité aux abords des écoles

- odyssée le 31/01

- questions diverses (fête de l’école, site internet, sport à l’école élémentaire)

Bilan des Illuminés :

- 4000 visiteurs

- bénéfice : 345euros.

- Merci aux bénévoles (une 15aine de parents et d’enfants qui ont tout vendu)

- Réunion bilan avec le collectif le 22janvier. Personne de l’association ne peut y aller.

- Notre bilan personnel : le 21 décembre tombait cette année un dimanche et c’est très bien, tant en nombre de visiteurs qu’en disponibilité des bénévoles.

- Notre souhait : que cette manifestation ait lieu le 1^er dimanche des vacances de Noël (et donc pas forcément le 21 décembre).

- L’an prochain, prévoir : 50 bonnets lumineux (contre 40) et 300 bracelets (contre 200).

Sécurité :

Rencontre avec le directeur de l’école élémentaire vendredi 16 janvier (discussion sur la mise en place d’action de sensibilisation et présentation du document « sécurité » créé par le groupe de travail de l’association), puis rencontre avec la mairie.

Document créé par le groupe de travail (cf la PJ) : il comprend 3 axes :

- sensibilisation des parents et des enfants (

- dangers

- solutions existantes (parking)

- sécurisation du parcours Pédibus

- proposition d’aménagement du groupe scolaire

- rue de Vénus

- rue du Pont Marchand

Nécessité d’insister sur l’information aux riverains.

L’Odyssée

150 adultes et enfants inscrits pour l’instant .

Planning de l’organisation :

Quoi	Quand	Qui

Logistique organisation en amont
Appeler le groupe Soul Street Demander quand et combien de temps ils jouent, et à quelle heure ils veulent manger	ASAP	Sindy
Faire les courses : ballons, boissons (voir affiche prix), 3 ou 4 packs d’eau, café…	Avant le 31	Aline
Commande d’un fût de 30 litres de bière (45 €TTC, 125 verres)	ASAP	Sindy
Imprimer une douzaine d’ex pour redistribuer aux instits + atsems + péri de l’école maternelle	ASAP	Sylvie
Connaître et communiquer le nombre de personnes qui sont inscrits (enfants / adultes) : au 14/1 : 43 adultes et 56 enfants (15 plats salés, 16 sucrés, 2 à définir)	Le + tôt possible pour organiser les courses	Sindy
Si pas assez de personnes ouvrir l’invitation à copains du groupe ? / amis grands parents ?	Décision prise une semaine avant en fonction du nombre
Rédiger et envoyer un déroulé de la journée à Mr Chauvet	ASAP : fin de cette semaine	Sindy + Sylvie
Tel société SG assistance pour résa maître chien créneau 20h à 24h (18 €HT/h)	ASAP	Sylvie
Nappes, verres, assiettes, couverts, serviettes	ASAP	Valérie nous dit

A faire ou à apporter pour le 31 :
Faires des affiches : - « plat salé » pour orienter les parents (où déposer) - « plat sucré » - annonce des prix pour le bar (verre de bière 1€50, verre de cidre 0.8, bouteille cidre 3.5, canette sans alcool 1€, jus de fruit en briquette 0.80, café /thé 0.50, pop corn 0.50) et éventuellement verre sans alcool 0.5 ou 0 .8 ?? - pour l’entrée « les enfants sont sous la surveillance de leurs parents » - « vestiaire non surveillé, l’association décline toute responsabilité en cas de vol » - « soirée privée organisée par les parents du Pont Marchand, entrée sur inscription au préalable »	Pour le jour J	Sylvie
Panneau photos des illuminés	Pour le jour J	Corinne
Des pop corns	Pour le jour J	Céline
Apporter scotch, fils ciseaux	Le jour J	Sylvie et ??
Apporter trousse de secours	Le jour J	???
Faire un listing avec le nom et le nombre de personnes / familles inscrites (pour cocher à l’accueil)	Pour le jour J	Sindy ??
Emmener appareil photo	Jour J	??
Apporter 2 caisses + monnaie pour le bar	Jour J	Aline
Apporter grandes cuillères et couverts à salade pour les plats	Jour J	Sylvie, Corinne, ???
Réception et apporter l’affiche de la péri faite par Pascal et les enfants	30 maxi pour recueil et 31 pour accrocher	Sylvie
Apporter cafetières + filtres	Jour J	Sylvie + Philippe + Delphine + Sophie
Apporter 2 bassines pour récupérer les verres et les rincer	Jour J	Delphine + Sophie

Le planning du jour J :

Quand	Quoi	Qui

15h	Etat des lieux de l’Odyssée	Sylvie
De 17h à 18h30 maxi	Préparation de la salle : installation des tables et chaises, poser la déco, …	Aline, Sophie, Corinne, Philippe, Sylvie,
19h à 20h (ou + si nécessaire)	Accueil + dire aux parents où poser leurs plats + cocher les présences sur le listing + surveillance des portes	Delphine, Aline, Corinne
De 19h à 20h	Service bar	Sylvie + Philippe
De 20h à 21h	Service bar	Delphine + Vincent
De 21h à 22h	Service bar	??
De 22h à 23h	Service bar	??
De 23h à 24h	Service bar	??
De 24h à 1h	Service bar	??
Fin de soirée	Nettoyage et rangement	??

A définir	Servir le groupe (manger / boire)	??

Question diverses :

· fête de l’école : si l’on veut qu’il y ait une fête d’école cette année, c’est l’association des parents qui devra l’organiser. Nous ferons appel aux parents volontaires et nous organiserons avec eux une réunion le samedi 7 mars de 10h à 12h. Céline se charge du mot.

Nous aimerions que cette fête regroupe les enfants de l’école maternelle et ceux de l’élémentaire. Sans des parents prêts à nous aider, ce sera plus difficile.

· site internet : il faut continuer à alimenter le site. A nous administrateurs d’y mettre des photos et des textes ! ! ! les-parents-du-pont-marchand.over-blog.fr. Des liens avec des sites intitutionnels, des associations va être mis en place.

· Le sport à l’école élémentaire : un parent adhérent se demande pourquoi les enfants ne pourraient pas emmener leurs affaires de sport ce qui leur permettrait de se changer avant et après l’activité. Cette question sera posée lors du prochain conseil d’école.

Prochaine réunion de l’association : le lundi 23 février à 20h00 à la ferme. Pensez à réserver la salle.